「受注は取れているのに、利益がどこへ行ったか分からない」
こういう状況は珍しくありません。工程は回っていて、注文も入っている。ところが月次の粗利を確認すると、想定より低い。どの受注で削られているかを追おうとすると、日報と発注書と経理データを手作業で突き合わせる作業が必要になる──。
問題の根は、工数と原価のデータが別々に管理されていることにあります。工数は作業日報として現場が持ち、材料費は購買や経理が管理する。この2つが受注番号でひも付いていないため、「この受注で実際にいくらかかったか」が最後まで見えないのです。
工数データと原価データ、何が分断されているか
製造現場には、コストを計算するためのデータがすでに存在しています。
工数データ：日報・作業記録・タイムカード。誰が・どの工程を・何時間担当したかが記録されています。
材料費データ：発注書・仕入伝票・納品書。どの材料を・どれだけ・いくらで仕入れたかが記録されています。
外注費データ：協力会社への発注書・請求書。外注加工に何円かけたかが記録されています。
問題は、この3種類のデータが「受注番号」というキーでつながっていないことです。工数の日報には品番や工程が書いてあっても、受注番号が入っていない。材料費の伝票には発注先と金額があっても、どの受注に使った材料かが分からない。
この状態では、受注ごとの実コストを計算しようとすると、担当者が手作業で突き合わせるしかなくなります。
統合の出発点：「受注番号」を共通キーにする
工数と原価を統合するための中心的な考え方は単純です。すべての記録に受注番号を付ける。これだけです。
日報を書くときに受注番号を記入する。材料を発注するときに受注番号を記入する。外注を依頼するときに受注番号を記入する。この運用が定着すれば、受注番号を軸にデータを集約できます。
「そんな単純なことが現場ではできていない」という声をよく聞きます。理由は2つです。①受注番号の体系が現場に浸透していない、②記録のフォーマットに受注番号の欄がない。どちらも、記録のフォーマット改訂と短時間の現場説明で対応できます。
実践の4ステップ
STEP 1 受注番号を共通キーに設定する
既存の日報・発注書・作業記録のフォーマットに「受注番号」欄を追加します。すでに品番や工程番号を使っているなら、それと受注番号の対応表を作るだけでも構いません。
この時点でシステムを導入する必要はありません。ExcelやGoogleスプレッドシートで十分です。最初は特定の品種・特定の期間に絞って試すと、フォーマットの問題点が早く見えます。
STEP 2 工数データを受注単位で集計する
受注番号が入った日報が集まったら、工程ごとの実作業時間を受注単位で集計します。
時間が分かれば、人件費単価をかけることで工数費に換算できます。「この受注の組立工程に何時間かかったか」「見積もりに対して何時間オーバーしたか」が数字で見えます。
AIやExcelの関数を使えば、この集計は数分で完了します。月末に担当者が一日かけていた作業が、週次・受注完了時の確認に変わります。
STEP 3 材料費・外注費を受注単位で集計する
発注書・仕入伝票に受注番号が入っていれば、材料費と外注費を受注単位で集計できます。
注意が必要なのは、複数受注にまたがる材料です。まとめ発注している材料は、受注ごとの使用量按分が必要になります。最初は按分が難しい材料は除外し、受注ごとに使い切る材料から始めると現実的です。
STEP 4 AIで集計・分析・可視化する
受注番号でひも付いたデータが揃ったら、AIや分析ツールで自動集計します。
見積原価と実際原価の比較、工数超過が多い工程の特定、採算の悪い受注の傾向分析──こうした集計をAIは短時間で処理します。人が感覚で把握していた「この種類の受注は採算が取りにくい」という知見を、データで裏付けられます。
AIが担う部分、人が判断する部分
AIは「大量の受注データを集計し、採算の傾向を素早く見つける」ことを担います。どの受注で工数が見積もりを超えているか、材料費が突出している受注はどれか──こうした傾向把握が、人の作業から自動化されます。
一方、「なぜ工数がオーバーしたか」「その受注の採算をどう改善するか」の判断は人が行います。工程上の問題か、見積もりの前提が違ったのか、材料に問題があったのか──これは現場知識を持つ人が確定します。
工数と原価の統合によって生まれる最大の価値は、経営判断の精度向上です。次の見積もりに実績コストを反映できる、採算の悪い受注種別を絞り込める──経営者が「勘と経験」から「数字」で判断できるようになります。
効果が見込めない場合はその旨を伝える
工数と原価の統合が効果を発揮するのは、受注の種類や工程がある程度類型化できる現場です。品種が多すぎてデータの粒度が粗い、受注ごとの工程が毎回大きく違う──こうした現場では、受注単位の原価追跡よりも、工程別の標準コスト管理のほうが効果的な場合があります。
私たちは、現場のデータ状況と受注の特性を確認したうえで、統合の実現可能性と効果を判断します。受注単位の原価管理が向いていないと判断した場合には、その旨をはっきりお伝えし、別のアプローチを提案します。
「データの現状確認」から始める
工数と原価の統合を始めるための最初の問いは、「日報と発注書に受注番号が入っているか」です。
長野・岡谷の製造現場では、この確認から始めて、3か月でデータを受注単位に集約できたケースがあります。現場のデータがどの形で存在するかを整理し、どこから手をつければ現実的に統合できるかを、現場の状況に合わせて一緒に確認します。